Klokkenluidersregeling

Algemeen

Op basis van art. 55 van de Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van Assurance opdrachten moet een accountantskantoor beschikken over een klokkenluidersregeling.

Reikweidte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

  1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door het accountantskantoor of haar medewerkers;
  2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door het accountantskantoor of haar medewerkers; 
  3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door het accountantskantoor of haar medewerkers; 
  4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega's dan wel leidinggevenden; 
  5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; 
  6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de management assistent aanmerking komen.

 

Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van het accountantskantoor dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde klachtenregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Procedure

  1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de management assistent.
  2. De melding vindt uitsluitend schriftelijk plaats.
  3. De management assistent bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De management assistent informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding. 
  4. a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder 1 en 5, informeert de management assistent onmiddellijk een van de vennoten. De management assistent informeert hierover tevens de melder.
    b) Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de management assistent de commissie vaktechniek.
    c) Bij het informeren van de directie en de commissie vaktechniek als bedoeld in de punten 4a en 4b, maakt de management assistent de bron niet bekend.
  5. De management assistent informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de management assistent de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding. 
  6. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de management assistent afgehandeld in overleg met de commissie vaktechniek met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de management assistent ontheft van haar geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van het accountantskantoor garandeert medewerkers die meldingen aan de management assistent doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen het accountantskantoor, dan wel zijn/haar carriere.